Od 1 kwietnia z Krajowego Systemu e-Faktur korzystać będą wszyscy przedsiębiorcy, u których wartość sprzedaży w 2024 r. nie przekroczyła 200 mln zł. Nie dotyczy to podatników, u których miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 tys. zł. brutto. Firmy mają obowiązek odbierania faktur w systemie od 1 lutego 2026 r.

Podsumowanie przed II etapem wdrożenia

Od momentu uruchomienia systemu obserwujemy stały wzrost aktywności użytkowników. Faktury w systemie wystawiło ponad 345 tys. podmiotów, z czego jedynie około 5 tys. to firmy, które zostały objęte obligatoryjnym stosowaniem systemu od 1 lutego. W trakcie pierwszych dwóch miesięcy przyjęliśmy ponad 87 mln faktur, a najwięcej dokumentów, ponad 3 mln, przesłano 3 marca – powiedział Marcin Łoboda, sekretarz stanu w Ministerstwie Finansów, szef KAS.

Aż 94% przedsiębiorców loguje się do systemu za pomocą tokenów i certyfikatów, co świadczy o rosnącym zaufaniu do oferowanych przez resort metod autoryzacji. Wraz z wejściem w życie nowych regulacji, znacząco wzrosła również liczba zapytań kierowanych do Krajowej Informacji Skarbowej w temacie KSeF. Od początku roku KIS przeprowadziła prawie 180 tys. rozmów telefonicznych i odpowiedziała na ponad 70 tys. wiadomości mailowych w temacie KSeF.

Wprowadzane ulepszenia

Zgodnie z obowiązującymi regulacjami, od 1 kwietnia 2026 r. udostępnimy opcję dobrowolnego wystawiania w KSeF faktur VAT RR oraz faktur VAT RR KOREKTA.

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom, już w kwietniu użytkownicy KSeF będą mogli zauważyć pierwsze udoskonalenia funkcjonalności KSeF. Jednym z kluczowych obszarów, nad którymi pracujemy, jest uproszczenie procedury zgłaszania tzw. faktur scamowych w Aplikacji Podatnika. Przygotowujemy możliwość zgłaszania takich dokumentów również przez API KSeF 2.0, tak aby podmioty korzystające z integracji systemowej mogły wykonywać to działanie bezpośrednio z własnych środowisk.

W nadchodzącej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 pojawią się również zmiany o charakterze wizualnym. Naszym celem jest, aby korzystanie z aplikacji było wygodniejsze, bardziej przejrzyste i dostosowane do potrzeb osób, które pracują w KSeF na co dzień.

Kolejne zmiany - a naliczyliśmy ich 25 - będą wdrażane sukcesywnie. Będą one oparte na wynikach testów UX (user experience), które pozwalają nam precyzyjnie określić, co jeszcze powinniśmy ulepszyć w naszych aplikacjach. Dążymy do tego, aby każdą funkcjonalność w bezpłatnych aplikacjach udostępnianych przez MF można było odnaleźć w maksymalnie trzech krokach – powiedział Marcin Łoboda, sekretarz stanu w Ministerstwie Finansów, szef KAS.

W dalszych etapach planujemy m.in. wdrożenie funkcji ukrywania faktur. To rozwiązanie szczególnie przydatne dla podatników, którzy mają w systemie dokumenty niepodlegające odliczeniu VAT. Pracujemy również nad udostępnieniem zbiorczego identyfikatora, który stanie się niezbędny od 1 stycznia 2027 r. przy realizacji płatności zbiorczych dotyczących e-faktur. Funkcja ta ma zapewnić wygodę i automatyzację procesów płatniczych, szczególnie w przypadku firm operujących na dużej liczbie dokumentów.

Gdzie szukać wsparcia

Ministerstwo Finansów oraz Krajowa Administracja Skarbowa, wychodząc naprzeciw oczekiwaniom przedsiębiorców, prowadzą szerokie działania wspierające wdrażanie i obsługę KSeF. Jednym z kluczowych elementów tego wsparcia jest infolinia KAS, która działa nieprzerwanie i jest dostępna dla przedsiębiorców przez całą dobę. Konsultanci udzielają zarówno pomocy merytorycznej, jak i technicznej związanej z funkcjonowaniem systemu. Dane kontaktowe oraz szczegółowe informacje dostępne są na stronie:  https://podatki.gov.pl/skontaktuj-sie-z-nami/telefon-do-konsultanta-krajowej-administracji-skarbowej

Apelujemy o korzystanie wyłącznie z informacji ze sprawdzonych źródeł. W przestrzeni publicznej wciąż pojawia się dezinformacja, która może mieć różne oblicza i podłoża. Zachęcam do sięgania po treści publikowane na naszych oficjalnych stronach oraz do kontaktu z pracownikami jednostek terenowych. Nasi eksperci są gotowi wyjaśnić wszelkie wątpliwości i rozwiać obawy związane z funkcjonowaniem systemu – powiedział Zbigniew Stawicki, podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów, zastępca szefa KAS.

Dodatkowo przedsiębiorcy mogą skorzystać z formularza kontaktowego dostępnego pod adresem ksef.podatki.gov.pl/formularz oraz umówić wizytę w urzędzie skarbowym. Pracownicy urzędów udzielają niezbędnych informacji i pomagają w nauce obsługi systemu. W urzędach skarbowych w całej Polsce funkcjonują także specjalne stanowiska komputerowe, na których podatnicy mogą m.in. sprawdzić, jak odebrać i wystawić fakturę w KSeF przy użyciu bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów.

Od 2 marca 2026 r., w ramach kontynuacji działań edukacyjnych, Ministerstwo Finansów uruchomiło nowy cykl szkoleń dla przedstawicieli wybranych branż pod nazwą „KSeF – szkolenia dla branży”. Celem spotkań jest przekazanie przedsiębiorcom z różnych sektorów kluczowych informacji o systemie. Szkolenia odbywają się zarówno stacjonarnie, jak i online. Przedsiębiorcy mają także dostęp do szerokiego pakietu materiałów informacyjnych i instruktażowych dotyczących korzystania z KSeF. Więcej informacji na stronie: ksef.podatki.gov.pl.

Krajowa Administracja Skarbowa